Сергей Дубов, заместитель главного инженера по АСУ ОАО "Архангельский ЦБК":
«Происходит это потому что реально крупные организации несут довольно значительные расходы на поддержку своего документооборота. Даже есть спец методы оценки, которые говорят, один лист формата А4 стоит организации 1 доллар. Если учесть сколько таких бумаг ходит внутри организации, это большая сумма. Это не стоимость бумаги, это стоимость времени тех людей, которые с этой бумагой работают».

С первого февраля градообразующее предприятие использует систему электронного документооборота на платформе  SharePoint Microsoft. Эту систему давно используют на комбинате. Реализовать проект помогала петербуржская фирма СОТЕКС.

Сергей Дубов, заместитель главного инженера по АСУ ОАО "Архангельский ЦБК":
«Фирма СОТЕКС - достаточно молодая компания. Люди там молодые, огонек в глазах, остроумные технические решения, продвинутые решения. И цена приемлемая. Они были готовы идти навстречу. Здесь важна не столько начальная цена, а цена сопровождения. Нам важно, чтобы была качественная разработка. А с другой стороны , чтобы они не уходили от основной платформы Майкрософт».

Одно из важных достоинств электронного документооборота -  моментальность передачи документа и отклик. Дальнейшее продвижение документа можно проследить  в компьютере.

Сергей Дубов, заместитель главного инженера по АСУ ОАО "Архангельский ЦБК":
«Есть и минусы. И эта система зависит от человеческого фактора. Для организации существенно, чтобы сама организации созрела до электронного документооборота. Есть множество примеров, когда попытки запустить такую систему приводят в потере денег, времени и негативному осадку. Поэтому АЦБК поднимал тему электронного документооборота достаточно давно, еще в 2003 году. Но в тот момент было рано, т.к должна была создаться критическая масса людей, работающих с документами и готовыми по своей работе к общению с компьютером. Наступило это время в последний год. Мы начали замечать, что документооборот начал бежать впереди паровоза. некоторые службы и подразделения начали создавать локальные системы документооборота в виде электронной системы - бухгалтерия, юристы. Эти  разрозненные системы дают плюс внутри подразделения. Их приходится разрушать и переучивать людей. Год назад было принято решение делать все по серьезному и собирать все местные системки в одну большую, которая со вчерашнего дня и начала работать».

Система электронного документооборота  внедрена сразу на всех производствах комбината. Все специалисты, имеющие электронную почту, автоматически становятся участниками системы. Фактически это количество составляет 800 человек.

Сергей Дубов, заместитель главного инженера по АСУ ОАО "Архангельский ЦБК":
«Развитие будет заключаться не в географическом смысле, а по наполненности. Сейчас эта система включает в себя  ограниченное количество видов электронных документов. При этом была подготовлена еще одна ветвь - согласования, распоряжения. Как только мы увидим, что люди освоились, мы начнем вводит новые типы документов. Конечно никогда не будет ста процентов. Есть объемные документы или посылки - они тяжело переводятся в электронные виды. Остальные по мере развития системы будут переводится в электронный  вид».

Стоимость проекта около 700 тысяч рублей. Плюс годовое сопровождение. Новая система электронного документооборота поможет достичь значительных результатов, считает Сергей Дубов. Но реальный выигрыш зависит от людей.